Этапы ведения переговоров

1-й этап – подготовка к переговорам. По существу этот этап находится как бы за рамками переговоров, поэтому психологи нередко определяют его как нулевой этап. Подготовка к предстоящим переговорам включает решение ряда вопросов.

Определение места и времени проведения переговоров. Убе­дитесь, что стороны одинаково понимают, где и в какое время пройдут предстоящие переговоры. Например, фраза: “Договори­лись, встречаемся в понедельник в восемь, у меня” может быть понята участниками предварительных переговоров по-разному. Во-первых, в какой понедельник состоится встреча? В ближайший или через неделю? Чтобы стороны однозначно поняли ин­формацию, содержащуюся в этой фразе, было бы логичнее ска­зать, что встреча состоится в понедельник, 19 декабря. Во-вторых, время переговоров. Что имелось в виду: восемь утра или восемь вечера? Чтобы устранить двусмысленность, стоило сказать, что встреча состоится в 20.00. В-третьих, что означает “у меня”? В офисе, дома, на даче и т.п.? Не лишним будет не только уточнить, где именно, но и указать адрес места предполагаемой встречи. С учетом всех указанных замечаний приведенная в качестве приме­ра фраза должна была бы звучать гак: “Договорились, встречаем­ся в ближайший понедельник, 19 декабря, в восемь утра, в моем офисе по адресу: ул. Садовая, д. 5, 20-п офис”.

Определение того, с кем предстоит вести переговоры, а так­же возможностей и полномочий этого лица. Перед началом пе­реговоров убедитесь, что человек, с которым вам предстоит вести переговоры, уполномочен принимать интересующее вас решение. Следовало бы заранее узнать его имя, фамилию, отчество и должность. В противном случае, потратив массу времени и сил на пе­реговоры, вы можете неожиданно для себя услышать, что все пред­ложенное вами, безусловно, интересно, но, к сожалению, подобные решения принимает только президент компании и вам стоит встретиться с ним, но в ближайшее время его не будет. Ка­кой будет ваша реакция на подобное заявление?

Формулирование своих интересов и определение желаемых результатов предстоящих переговоров. До начала переговоров определите, что вы хотите получить в результате переговоров (хо­тите быть принятым на должность главного бухгалтера с окла­дом 10 000 руб., хотите заключить договор на юридическое обслуживание и т. п.) и насколько реален такой результат.

Прогнозирование возможных целей и интересов второй стороны в предстоящих переговорах.

Продумывание возможных вариантов хода переговоров. С чем вторая сторона согласится сразу? Что может вызвать ее не­удовольствие? На что вторая сторона не согласится никогда и по­чему?

Оценка своих сильных и слабых сторон. Выбор одежды, в которой вы пойдете на переговоры. По­мните, что пословица “Встречают по одежке … ” действует во все времена и во многих странах. Представьте, что человек при­шел устраиваться на работу в банк в шортах и пляжных шлепан­цах. Какой будет реакция управляющего банка? Ваш внешний облик должен соответствовать обстановке, в которой будут про­ходить переговоры.

Для обобщения всех перечисленных моментов в ходе подготовки полезно задать себе ряд вопросов, ответив на которые можно более четко представить картину предстоящих переговоров. Вот какие вопросы перед началом переговоров предлагает задать себе Джейн Ходжсон:

1. Что я хочу? Каковы мои цели?
2. Что будет в самом худшем случае, если я не сумею добиться поставленной цели?
3. Являются ли переговоры единственным способом достижения моей цели?
4. Почему я хочу именно этого? Что это даст мне?
5. Позитивна ли моя цель?
6. Чего и почему я категорически не хочу?
7. Где допустимый предел? Где я должен остановиться и прекратить переговоры?
8. На какие уступки я могу пойти? Что для меня важно?
9. В чем мои сильные и слабые стороны?
10. Как продемонстрировать свою силу и не показать слабость?
11. Что для меня будет хорошим результатом?
12. Что будет удовлетворительным результатом?
13. Что я расценю как приемлемый результат?
14. Есть ли у меня полномочия вести с ними переговоры?
15. Обладают ли они достаточными полномочиями для перего­воров со мной?
16. Чего, по моему мнению, они хотят и почему?
17. Что станет предметом их обсуждения?
18. Каковы их сила, слабость, потенциальная стратегия?
19. Насколько это важно для них? Что они потеряют, если со­глашение не будет достигнуто?
20. Как на данные переговоры могут повлиять любые предыдущие?
21. Какое влияние на ход переговоров окажет окружающая обстановка?
22. Какие ограничения с точки зрения законности или текущего момента следует принять в расчет?

Зная, что вам предстоят переговоры, не стоит пренебрегать стадией подготовки к ним. Как правило, на подготовку к перего­ворам тратится до 60% времени.

Будет очень обидно, если переговоры сорвутся или не будет достигнут необходимый результат из-за того, что вы плохо к ним подготовились, и если переговоры были сорваны или провалились по вашей вине, то второго шанса разрешить спорную ситуацию у вас может не быть. Перед началом переговоров напомните себе правило, выработанное практикой: “Если ты не готов к переговорам, то лучше их отложить”.

2-й этап –заключение процедурных соглашений. Начиная пе­реговоры, определите совместно с другой стороной, какое время вы готовы уделить предстоящим переговорам. Если одна из сто­рон располагает временем, явно недостаточным для проведения предстоящих переговоров, то, может быть, следует отложить пе­реговоры на более удобное время. Точно так же необходимо оговорить возможные перерывы в ходе переговоров (перерывы на кофе, на корректирование своих позиций, на консультации со сво­ими специалистами и т.п.) и их продолжительность.

3-й этап – выступление сторон. Каждая сторона, участвую­щая в переговорах, выступает с заявлением, в котором излагает свою позицию (что вы хотите и почему) и указывает приемлемые для нее пути решения спорных вопросов. Здесь не стоит забывать о том, что необходимо продолжать налаживать контакт с партнерами по переговорам. Этому будут способствовать ваша добро­желательность и стремление найти решение, приемлемое и для другой стороны.

4-й этап – прояснение интересов сторон. Постарайтесь вы­яснить, в чем заключается интерес вашего партнера по переговорам. Совсем не обязательно, что об этом интересе он заявит в сво­ем выступлении. Интерес другой стороны, впрочем, как и ваш, может быть скрытым (продавец всегда хочет продать свой товар дороже, ему совсем не обязательно сразу сообщать покупателю, что он может уступить ему товар на несколько рублей дешевле).

Интерес – это то, что для нас важно, значимо и ценно. Интерес другой стороны вы сможете выяснить, задавая вопросы. Если вам что-то неясно, не старайтесь думать за вашего партнера и объяснять себе за него, зачем он так поступает, что им движет. Может быть, стоит просто спросить об этом у него?! Все может оказать­ся значительно яснее и проще, чем вы думаете. Психологи приводят такой пример:

В одной семье, брат с сестрой поссорились из-за мандарина. Когда они в слезах прибежали к маме, чтобы она разрешила их спор, мама спросила каждого из них

• Сынуля, зачем тебе мандарин?
• Чтобы его съесть….
• А тебе, доченька, зачем мандарин?
• Я хочу сделать из его корки цукаты.

Стоит ли говорить о том, что на этом конфликт брата и сестры был исчерпан. Брат получил очищенный плоди тут же его съел, а сестра получила корки от мандарина и смогла приготовить цукаты. Если бы каждая из сторон, участвующих в споре из-за мандарина, просто поинтересовалась, для чего другой стороне нужен мандарин, то причин для возникновения спора просто не возникло бы.

Задавая вопросы, вы сможете существенно облегчить жизнь себе и своему партнеру. Люди часто не говорят о каких-то вещах потому, что их об этом не спрашивают. “Мы настолько привыкли к тому, что постоянно обобщаем свою речь, умалчивая о многих подробностях и деталях, что даже сами не замечаем этого. Умолчание в разговорной речи – вещь такая же обычная, как и обобщение. Это таит в себе и некоторую опасность, так как дает возможность слушателю истолковать наши слова по-своему. Вот почему в ходе переговоров особенно важно, чтобы собеседники понимали друг друга и при этом вкладывали в слова один и тот же смысл. Для того, чтобы избежать всевозможных искажений и превратных толкований, и используются вопросы.

Вопросы могут быть закрытые и открытые. Закрытые вопросы задаются тогда, когда необходим однозначный ответ и получение дополнительной информации не требуется. Например: “Вы были там один?“, “Вы получит факс от меня?“, “Смогу ли я застать вас завтра в офисе около 14 часов?” и т.д.

Открытые вопросы используются тогда, когда необходимо по­лучить максимально полную информацию о чем-либо. К открытым вопросом относятся: Кто? Что? Зачем? Почему? Когда? Где? и т.д.

5-й этап – формулирование повестки дня. Этот этап имеет важное организационное значение. Стороны составляют список вопросов, по которым им необходимо прийти к соглашению в ре­зультате переговоров. В ходе переговоров возможна ситуация,

когда один из вопросов повестки дня будет разбит сторонами на несколько небольших вопросов для удобства обсуждения и принятия компромиссного решения.

6-й этап – выдвижение и обсуждение предложении. Стороны выдвигают свои предложения по достижению компромисса и обсуждают их приемлемость.

7-й этап – выбор решения и формулировка соглашения. Сто­роны из предложенных ими вариантов решения ситуации выбирают тот, который устраивает каждую. При выборе приемлемого для каждой стороны варианта важно уделить серьезное внимание такой технике ведения переговоров, как “тест на реальность” при­нятого соглашения (подробнее о техниках ведения переговоров см. далее). В том случае, если стороны заключили соглашение, которое не будет работать, появляется большая вероятность воз­никновения постконфликта, последствия которого могут быть самые негативные. При тестировании реальности вам на помощь снова придут вопросы. В качестве примера напомним известный анекдот про бизнес по-русски:

Встречаются двое:

Первый: Не купишь у меня вагон водки за десять тысяч долларов? Второй: Куплю с удовольствием…

Ударили по рукам. И первый побежал искать вагон водки, а второй -десять тысяч долларов.

Если бы они знали о “тесте на реальность'”, то один из них, разумеется, спросил бы о наличии вагона водки, а другой – о на­личии денег.

При формулировании соглашения важно помнить о том, что люди видят и понимают одни и те же вещи по-разному. Напри­мер, все договорились завтра прийти на работу в одежде красно­го цвета. И на другой день все действительно пришли в красном, но только один – в бордовом, другой – в алом, третий – в малино­вом и т.д.

Соглашение необходимо составить таким образом, чтобы сто­роны однозначно толковали его положения во избежание пост-конфликта.

6-й этап – завершение переговоров. По завершении переговоров необходимо поблагодарить партнера за совместную работу, за стремление прийти к компромиссу. Следует обговорить пер­вые шаги по выполнению достигнутого соглашения. Даже если ваши переговоры по каким-либо причинам не привели к заключению соглашения, постарайтесь расстаться со своим партнером таким образом, чтобы вы всегда смогли вернуться за с гол перего­воров. Не получилось договориться в этой ситуации, получится в другой.